„Wreszcie porządek w skrzynkach i jedno miejsce pracy. FRT spadł, zespół mniej się ‘przepycha’ sprawami.”
System Helpdesk dla firm – pełna kontrola nad zgłoszeniami klientów i zespołów
Scentralizuj obsługę zgłoszeń, uporządkuj komunikację i skróć czas reakcji dzięki nowoczesnemu systemowi helpdesk dopasowanemu do realnych procesów Twojej firmy.
- Jedno miejsce do obsługi wszystkich zgłoszeń (e-mail, formularz, API)
- Automatyzacja ticketów, SLA i priorytetów
- Pełna historia komunikacji i raportowanie KPI
- Skalowalne rozwiązanie dla małych i średnich firm
Funkcje, które porządkują obsługę zgłoszeń
Zbuduj przewidywalny proces obsługi klienta i zgłoszeń wewnętrznych — od przyjęcia po zamknięcie i raport. System porządkuje kanały kontaktu, kategoryzuje sprawy i pilnuje terminów SLA, dzięki czemu zespół pracuje według jasnych priorytetów i szybciej odpowiada.
Menedżerowie widzą obciążenie w czasie rzeczywistym, reagują na ryzyka i planują zasoby. Historia działań ułatwia raportowanie, a integracje z e-mailem, formularzem i API ograniczają ręczne przeklejanie danych, zapewniając spójny standard obsługi.
Jak to działa? (5 kroków)
Użytkownicy zgłaszają problem, system porządkuje pracę, a Ty widzisz efekty w liczbach i decyzjach operacyjnych.
Przyjęcie zgłoszenia i utworzenie ticketu (mail / formularz / chat / telefon)
Zgłoszenie z maila, telefonu lub formularza tworzy ticket z kontekstem, załącznikami i historią, eliminując rozproszenie kanałów oraz duplikaty wiadomości.
Inteligentne kolejkowanie i kwalifikacja (reguły, tagi, priorytety, dział, osoba)
Reguły klasyfikują, tagują i priorytetyzują sprawy, przypisując dział oraz osobę; redukują ping-pong między zespołami i oczekiwanie na ręczne przydziały zapytań.
SLA i harmonogram: monitorowanie terminów, przypomnienia i eskalacje
SLA definiuje cele odpowiedzi i rozwiązania; przypomnienia oraz eskalacje zapobiegają naruszeniom, uwzględniając godziny pracy, święta, strefy czasowe, priorytety, VIP, incydenty.
Obsługa i współpraca: makra, checklisty, baza wiedzy
Makra, checklisty, notatki wewnętrzne usprawniają współpracę; baza wiedzy przyspiesza odpowiedzi, obniżając błędy w obsłudze.
Zamknięcie i doskonalenie
Po zamknięciu dashboardy FRT, ART, SLA, backlog ujawniają wąskie gardła, usprawniając automatyzacje, reguły i procesy ciągłego doskonalenia zespołu.
Dla kogo jest System Helpdesk?
Najlepiej sprawdza się tam, gdzie rośnie liczba zgłoszeń i liczy się czas reakcji.
E-commerce i retail
Obsługuj zwroty, reklamacje i pytania o zamówienia w jednym miejscu. Ticket łączy klienta, status wysyłki i magazyn, a automatyzacje skracają odpowiedzi. Kluczowe sprawy z SLA pod kontrolą.
IT i helpdesk
Wsparcie IT zbiera zgłoszenia pracowników, ustala priorytety i pilnuje SLA. Baza wiedzy przyspiesza diagnozy, a raporty pokazują obciążenie, powtarzalne awarie i potrzebę automatyzacji w zespołach w czasie rzeczywistym dla menedżerów.
Finanse i ubezpieczenia
System zapewnia audyt, kontrolę dostępu i obsługę SLA dla wrażliwych spraw. Standaryzuje komunikację z klientem, monitoruje terminy i ułatwia zgodność procesów regulacyjnych oraz raportuje ryzyka dla kluczowych produktów i klientów.
Zdrowie i opieka
Bezpieczna komunikacja, statusy spraw i zgodność procedur ograniczają błędy. Zgłoszenia pacjentów i zespołów trafiają do właściwych ról, a historia pomaga w kontroli jakości i analizie obciążenia w czasie rzeczywistym oddziałów.
Logistyka i transport
Jedna kolejka łączy transport, magazyn i klienta. System śledzi etapy dostawy, pilnuje terminów, eskaluje ryzyka i przyspiesza wyjaśnianie reklamacji oraz daje przejrzysty obraz pracy partnerów w łańcuchu dostaw.
Produkcja i serwis
Zgłoszenia serwisowe, awarie i reklamacje mają jeden status i właściciela. System wspiera współpracę z magazynem, planuje terminy i dokumentuje naprawy, co ułatwia rozliczenia gwarancyjne i analizę powtarzalnych usterek w produkcji.
Edukacja i uczelnie
Obsługa studentów, IT i administracji w jednej kolejce porządkuje komunikację. Priorytety i kategorie kierują sprawy do wydziałów, a powiadomienia informują o statusie oraz terminach, co skraca czas obsługi wniosków uczelni.
Administracja i usługi
Porządek w zgłoszeniach mieszkańców i sprawach wewnętrznych zwiększa przejrzystość usług publicznych. System standaryzuje procesy, przypisuje odpowiedzialność i pilnuje terminów, a raporty pomagają planować zasoby oraz poprawiać jakość obsługi na co dzień.
Najważniejsze korzyści dla Twojej firmy
Funkcje systemu helpdesk przekładają się na mierzalne korzyści: szybszą obsługę, lepszą kontrolę kosztów i spójne doświadczenie klienta w każdym kanale.
Obsługa połączeń telefonicznych
Połączenia trafiają do systemu jako pełne zgłoszenia z numerem, historią i kontekstem. Konsultant widzi dane klienta od razu, szybciej rozwiązuje sprawę i może ją przekazać dalej bez utraty informacji. Zespół pracuje spójnie, a SLA obejmuje także rozmowy telefoniczne, co poprawia jakość i skraca czas odpowiedzi.
Nagrywanie i monitoring rozmów
Nagrania i statystyki rozmów pozwalają ocenić jakość obsługi, szkolić zespół i rozwiązywać spory. Wgląd w czas rozmowy, przerwy i powody kontaktu ułatwia optymalizację procesów. Możesz szybko sprawdzić, co się wydarzyło, zbudować standardy i poprawić satysfakcję klientów na podstawie faktów.
Integracje
Integracje z BaseLinkerem, Shoperem, IdoSell, Salesforce i kurierami (InPost, DPD, GLS) pozwalają widzieć zamówienia, płatności i statusy przesyłek bezpośrednio w zgłoszeniu. Agent może aktualizować dane z poziomu ticketu, a integracja działa dwukierunkowo przez API. Efekt to mniej przełączania kart, szybsze decyzje i pełny kontekst rozmowy z klientem.
Portal klienta
Portal klienta umożliwia samodzielne zgłaszanie spraw i reklamacji, podgląd statusu, dodawanie dokumentów oraz komentarzy. Integracja z systemem ticketowym i RMA sprawia, że cały proces jest w jednym miejscu, a klient widzi postęp bez telefonów. Zespół ma pełną historię i porządek w komunikacji.
Voice Bot
Voice Bot przejmuje powtarzalne pytania, kwalifikuje zgłoszenia i przekazuje je do właściwego zespołu. Klient otrzymuje szybką informację, a konsultanci skupiają się na trudniejszych sprawach. Automatyczne scenariusze działają 24/7, skracają kolejki i poprawiają dostępność obsługi, szczególnie w godzinach szczytu.
Raportowanie i analiza
Raporty pokazują czas reakcji, obciążenie zespołu i najczęstsze problemy. Dzięki temu łatwiej planować zasoby, mierzyć jakość i udowodnić efekty zmian. Analiza KPI pomaga wykryć wąskie gardła, poprawiać procesy i podejmować decyzje oparte na danych, a nie domysłach.
Opinie — co mówią o nas klienci
Najczęściej chwalą nas za porządek w procesie, szybką reakcję i realne skrócenie czasu obsługi.
★★★★★ 5.0
„Integracje z VoIP i sklepem oszczędzają nam czas. Konsultant widzi zamówienie i status przesyłki bez przełączania kart.”
„Szybka reakcja i jasna komunikacja. Wdrożenie odbyło się terminowo, zgodnie z ustalonym zakresem.”
„Ekspresowe wdrożenie: tydzień do wersji na produkcji. Agentów przeszkoliliśmy w jeden dzień, support reaguje błyskawicznie.”
Kontakt z Nami — umów demo
Skontaktuj się z nami — chętnie doradzimy i pokażemy system w praktyce.
Masz pytania o system helpdesk, automatyzację obsługi klientów lub integracje?
A może chcesz umówić bezpłatne demo?
👉 Skontaktuj się bezpośrednio — odpowiadamy szybko i konkretnie.
👉 Doradzimy, jak usprawnić obsługę zgłoszeń w Twojej firmie.