Przyjęcie zgłoszenia i utworzenie ticketu (mail / formularz / chat / telefon)
Zgłoszenie z maila, telefonu lub formularza tworzy ticket z kontekstem, załącznikami i historią, eliminując rozproszenie kanałów oraz duplikaty wiadomości.
Budowanie zaufania do rozwiązania klasy system helpdesk i system obsługi klienta zaczyna się od dowodu, że produkt działa w realnych warunkach i w różnych branżach. Dlatego w tej sekcji prezentujemy wybrane logotypy klientów oraz krótkie opisy wdrożeń, które pokazują skalę zastosowań — od e-commerce, przez firmy usługowe, po produkcję i obsługę posprzedażową.
Nasze wdrożenia obejmują pełen schemat obsługi — od przechwycenia korespondencji e-mail (wspólna skrzynka, aliasy działowe), przez automatyczne kolejkowanie i SLA w systemie ticketowym, po raporty FRT/ART i wskaźniki satysfakcji.
projektujemy procesy w sposób mierzalny — definiujemy kategorie zgłoszeń, reguły priorytetów, makra odpowiedzi i eskalacje. Dzięki temu system obsługi klienta staje się narzędziem do egzekwowania standardu odpowiedzi, a nie tylko “skrzynką na zgłoszenia”.
Oznacza, że wiemy jak osiągnąć mierzalne wyniki, w różnych branżach i skalach.
Bezpieczeństwo to jasne zasady, że można nam zaufać: jasna i prosta umowa, zgodność z RODO, DPIA/ROPA, certyfikaty SSL, audyty i cykliczne testy.
Zgłoszenie z maila, telefonu lub formularza tworzy ticket z kontekstem, załącznikami i historią, eliminując rozproszenie kanałów oraz duplikaty wiadomości.
Reguły klasyfikują, tagują i priorytetyzują sprawy, przypisując dział oraz osobę; redukują ping-pong między zespołami i oczekiwanie na ręczne przydziały zapytań.
SLA definiuje cele odpowiedzi i rozwiązania; przypomnienia oraz eskalacje zapobiegają naruszeniom, uwzględniając godziny pracy, święta, strefy czasowe, priorytety, VIP, incydenty.
Makra, checklisty, notatki wewnętrzne usprawniają współpracę; baza wiedzy przyspiesza odpowiedzi, obniżając błędy w obsłudze
Po zamknięciu dashboardy FRT, ART, SLA, backlog ujawniają wąskie gardła, usprawniając automatyzacje, reguły i procesy ciągłego doskonalenia zespołu.
Integracje Debesis – co możesz połączyć i co z tego masz
Dwustronna integracja daje wgląd w zamówienia oraz umożliwia ich edycję bezpośrednio ze zgłoszenia: podgląd listy zamówień, szczegółów (dostawa, płatnik, produkty, płatność), historii zdarzeń i statusów przesyłek (np. przekazanie kurierowi, doręczenie). Autoryzacja przez token API, zakres integracji ustawiasz w module integracji. Efekt: agent widzi i aktualizuje zamówienie w trakcie rozmowy z klientem.
Z panelu administracyjnego konfigurujesz domenę, login i hasło, a także zakres integracji. Dostępny jest import zamówień (z listą towarów i zdjęciami) oraz aktualizacja: zmiana ilości, dodawanie/usuwanie produktów (z wyszukiwaniem magazynu Shoper), zmiana cen. Działa też synchronizacja płatności oraz obsługa integracji z hurtowniami/dropshipping (nazwy, kody, ceny, terminy dostaw, opisy, warianty, kategorie dodatkowe).
Integracja przez API obejmuje m.in. zmianę statusu zamówienia, historię statusów przesyłki, zdarzenia (np. edycja danych wysyłki), przeszukiwanie magazynów (dodawanie/usuwanie produktów), wgląd w szczegóły i listę zamówień. Dzięki temu konsultant obsługuje reklamacje/zwroty bez wychodzenia z systemu ticketowego.
Po uwierzytelnieniu wybierasz obiekt, mapujesz pola i definiujesz warunki oraz interwał pobierania. System automatycznie tworzy klienta i ticket z rekordów SalesForce (jeśli klient istnieje — tylko ticket). To skraca czas rejestracji spraw z kampanii i formularzy sprzedażowych, a dane są spójne z CRM.
Dwustronna komunikacja: aktualizacja i edycja leadów między systemami, dzięki czemu zgłoszenia i działania sprzedażowe są skoordynowane, a dane leadów nie rozjeżdżają się między narzędziami.
Z panelu konfigurujesz dostępność, zamówienie kuriera, śledzenie przesyłki, generowanie etykiet i protokołów odbioru oraz obsługę przesyłek przychodzących. Możesz masowo nadawać paczki, drukować etykiety i protokoły, wzywać kuriera, anulować odbiory. Dostępna jest też obsługa kodów zwrotu (z określonym czasem ważności).
Podajesz login, hasło i numer klienta; konfigurujesz zamówienie kuriera, śledzenie i etykiety. System wspiera listy przewozowe, masowe nadania, wydruk etykiet/protokołów i przegląd historii statusów przesyłek — wszystko z poziomu zgłoszenia.
„Wreszcie porządek w skrzynkach i jedno miejsce pracy. FRT spadł, zespół mniej się ‘przepycha’ sprawami.”
„Integracje z VoIP i sklepem oszczędzają nam czas. Konsultant widzi zamówienie i status przesyłki bez przełączania kart.”
„Szybka reakcja i jasna komunikacja. Wdrożenie odbyło się terminowo, zgodnie z ustalonym zakresem.”
„Ekspresowe wdrożenie: tydzień do wersji na produkcji. Agentów przeszkoliliśmy w jeden dzień, support reaguje błyskawicznie.”